仙政办函[2018]22号市人民政府办公室关于公文处理工作不规范案例的通报

日期:2018-09-06 字号:
各镇人民政府,各街道办事处,沙湖、九合垸原种场,高新技术产业开发区,仙桃工业园,排湖风景区,市政府各部门:
  《市人民政府办公室关于进一步规范全市政府系统公文处理工作的通知》(仙政办函〔2016〕32号)下发后,各地、各部门办公室对公文处理工作进一步重视,报送市政府的公文质量明显改善,公文运作效率有效提升,但仍有一些常识性问题和常见错误发生。为严格按照《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》(以下简称《格式》)规范处理公文,推动全市政府系统公文处理工作更加严谨、细致、规范、高效,现将2018年各地、各部门上报市政府的公文中存在的问题予以通报。希望各地、各部门领导及具体办文人员高度重视,引以为戒,严格按《条例》和《格式》要求办理公文,切实推进全市政府系统公文处理工作进一步精准和规范。
  一、发文依据、附件和背景材料提供不全
  (一)发文依据不足。各地、各部门拟以市政府或市政府办公室名义发文的请示类公文,须提供代拟稿,并充分说明发文原因。对上级部门未明确规定需以市政府或市政府办公室名义发文的,不予办理。
  (二)事前协调不够。各地、各部门报送的文件涉及多个单位的,需事先征求相关单位意见,并将反馈意见附后,单位间如有分歧意见,主办地方或部门要主动协商,达成一致;协商后仍不能取得一致意见的,主办地方或部门应列出各方理据,提出办理建议,报市政府协调或决定,避免出现部门意见不一致或者没有征求相关部门意见,导致出现文件无法落实或前后矛盾的情况。
  (三)附件提供不全。请示件要附上能充分说明原因和理由的背景材料。如调整领导小组成员的,应附上原成立时的文件或相关材料。
  二、文种和发文类别选择错误
  (一)文种使用错误。一是该用“请示”的,使用了“报告”,多头主送,一文多报。二是在“报告”中夹带请示事项,“请示”中一文多事,未做到一事一请。三是发文字号不规范。报送市政府的上行文,其发文机关代字应由部门规范化缩写加“文”组成,如“西政文”、“仙环文”等。如市土地储备中心《关于2018年仙桃市土地储备专项债券申报的报告》(仙土储〔2018〕10号)就同时出现了上述问题。
  (二)自制文种或没有使用文种。一是该用“报告”的,使用了汇报。如关于我市开展××情况的汇报。二是使用了如请示报告、工作思路、情况、申请、申明等自制文种。
  三、违反行文规则
  按照《条例》规定,除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以机关负责人名义向上级机关报送公文。但少数地方和部门未将公文按程序报市政府办公室文书科办理,仍然存在直接以单位名义报送市领导签批的行为,有的甚至同时分送多位市领导,严重违反了行文规则。如仙水务文〔2018〕24号、仙环文〔2018〕20号、仙林业文〔2018〕60号、仙气文〔2018〕9号、仙工商文〔2018〕4号、仙教育文〔2018〕14号、仙农业文〔2018〕24号、仙建设文〔2018〕13号、西政文〔2018〕24号等文件均存在此类行为。
  四、公文格式要素不规范
  (一)文件无发文机关标志、无文号、无签发人。发文机关标志即“红头”,是公文版头部分的核心。文号即公文的“身份标识”,在文件登记、查询引用、归档管理等环节均有重要作用。签发人即发文机关的主要负责人。根据《条例》规定,上行文应标注签发人姓名,以便了解下级机关谁对上报的事项负责。上述三要素是公文的重要组成部分,也是公文生效的重要标识之一,应在公文中规范编排。市旅游委《关于安装旅游标识标牌的请示》、市商务局《关于成立仙桃推进“沔阳三蒸”产业化发展领导小组的请示》、市体育局《关于申报新全民健身示范工程项目的函》、市发改委《关于报送服务业发展情况的通知》等均无文号、无签发人,且发文机关标志不规范,上行文的发文机关标志应由本单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。
  (二)发文字号标注不规范。发文字号的年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示;年份应标全,用六角括号“〔〕”括入。常见错误是用符号“[]”、“【】”代替六角括号“〔〕”。如仙规划文〔2018〕22号文件中引用文件的发文字号用的“【】”,应该使用“〔〕”。
  (三)标题不规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,应当准确、扼要概括公文的主要内容。标题拟制存在的问题主要有:一是发文机关名称缺漏,如《关于减免契税滞纳金的请示》(仙供销文〔2018〕2号)应添加“市供销社”。二是标题中使用标点符号。一般来讲,标题中除法律、法规、规章等名称外不加书名号,因此印发活动方案、实施方案和规划等时不加书名号。如仙文广新文〔2018〕1号标题中《全市基层综合性文化服务中心建设两年行动计划(2018—2019)》应不加书名号。三是标题排列形式不美观,一般不宜排成“沙漏形”或“长方形”等。
  (四)公文层次标注不够规范。一级标题用“一、”,二级标题用“(一)”,三级标题用“1. ”(是“. ”而不是“、”),四级标题用“(1)”。一般一级标题用黑体字、二级标题用楷体字、三级和四级标题用仿宋体字标注;除一级标题外,二级以下标题均应加标点符号。
  (五)落款不规范。《格式》规定,当正文之后的空白容不下印章、成文日期时,一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一页,不留任何空白。具体调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小一两行字距,挤出能容下印章的空间。如市经信文〔2018〕8号在盖章页无正文,应通过调整行距、字距等方法解决。
  
仙桃市人民政府办公室
  2018年9月6日